Numérotation & emails
Numérotation des films
La numérotation des films est un système de côte, qui permet d’identifier un film reçu par le festival selon la compétition dans laquelle il a été inscrit.
Chaque section/compétition est différenciée par ligne dans le tableau. Il suffit de renseigner un préfixe correspondant à la section et le reste se fera automatiquement. L’année et le numéro d’ordre (i.e. le décompte de films inscrits dans la section) sont pré-remplis et ne peuvent être modifiés.
La dernière colonne “Numéro de référence” est donc celle de la côte du dernier film inscrit dans la section.
Les films recevront ce numéro de référence uniquement lorsque vous aurez modifié le statut sur “Réception confirmée”.
Quel préfixe choisir ?
Comme vous pouvez le voir dans l’image ci-dessous, le préfixe est choisi en fonction de la section. Pour “Expérience du regard” : EDR.
Ou bien, pour “Compétition documentaire officielle” : CDO
Attention : Vous ne pouvez rentrer que 3 lettres.
ATTENTION: Le système de numérotation des inscriptions ne peut plus être modifié à partir de la première inscription confirmée ! Il faut donc renseigner le préfixe de chaque section avant de modifier les statuts des films inscrits pour “Réception confirmée”.
Compte email d’envoi
Cet outil vous permet de renseigner l’adresse email associée aux communiqués (ceux dont vous avez choisi la date d’envoi dans le menu “Mes appels à films” à l’onglet Programmation des envois de communiqués). Lorsque les utilisateurs·trices recevront les communiqués, cela sera cette adresse qui apparaîtra comme expéditrice, et s’ils cliquent sur “Répondre”, cela s’adressera donc à cette adresse email.
A défaut, ce sera notre adresse “No Reply” Docfilmdepot.
Modèle d’email
Vous avez la possibilité de créer différents modèles d’emails à envoyer aux utilisateurs qui ont inscrit leurs films à votre festival. Ces emails sont associés aux différents statuts des films inscrits :
– inscription non terminée,
– inscription transmise au festival,
– réception confirmée,
– film sélectionné,
– film non sélectionné,
– film accepté dans une autre section,
– film primé,
– film annulé
Ces modèles remplacent les emails automatiques de Docfilmdepot et sont envoyés automatiquement dès que vous changez le statut d’un ou plusieurs films. Ainsi, vous pouvez créer des modèles personnalisés pour chaque statut, en ajoutant des variables pour s’adapter aux informations des utilisateurs·trices.
Il suffit donc de renseigner tous les champs marqués d’une astérisque rouge :
– le nom du modèle, pour vous permettre de le repérer plus facilement dans votre tableau
– le statut à associer à cet email
– l’objet (en anglais et en français)
– le corps du texte que vous pouvez styliser (en anglais et en français également)
ASTUCE
Vous pouvez tester ces modèles d’emails en cliquant sur le pictogramme de l’avion en papier, à droite du tableau. Le test sera envoyé à l’adresse email renseignée au dessus, dans « Compte email d’envoi ».
Les variables
Les variables sont les textes en rouge que vous voyez dans l’image ci-dessus :
– Titre du film
– Réalisateur·trice
– Nom du festival
– Affiche ou visuel du festival
Lorsque vous cliquez sur l’une de ces variables, cela entre dans le corps du texte un code tel que celui-ci : {{var:realisateur_film}}
Lorsque l’ayant droit lira l’email, celui·celle-ci pourra lire son nom à la place de ce code ou bien le titre de son film à la place de ce code là : {{var:nom_film}}