Cette étape permet de renseigner toutes les informations et données liées à vos appels à films, à votre festival et à vos compétitions et sections.
Informations générales
Vous devez d’abord renseigner les informations générales quant à l’ouverture de la section pendant votre campagne d’inscriptions.
Tous les champs marqués d’une astérisque rouge sont des champs qu’il faut obligatoirement remplir.
ASTUCE :Les dimensions conseillées pour votre visuel ou affiche sont 300 x 300 pixels.
Sections et compétitions
Informations générales
« Campagne d’inscriptions »
Cette étape vous donne le choix de définir ou non votre section/compétition comme un appel à films.
Si vous cliquez sur “non”, cela créera une section qui n’autorise pas l’inscription de films. Ainsi, les étapes des conditions d’inscriptions obligatoires et ajoutées, des supports de projection disparaissent car elles ne sont plus nécessaires. La section apparaîtra dans votre fiche festival à titre informatif sans toutefois permettre aux internautes de s’inscrire.
Une section qui n’autorise pas les inscriptions peut être utile pour présenter un « Marché du film » ou un « Lab ». Ainsi, les utilisateurs peuvent voir toutes les différentes sections de votre festival dans votre fiche de présentation.
« Activer »
Cette étape vous permet de rendre visible ou invisible votre section aux utilisateurs dans votre fiche festival.
Cette option est utile pour les festivals qui changent de sections/compétitions d’une année sur l’autre ou qui ne souhaitent pas renouveler une compétition de l’édition précédente.
Pour des questions d’archives, il n’est pas possible de supprimer une section lorsqu’elle a été ouverte et lorsque des films y ont été inscrits. Ainsi, il suffit de désactiver la section concernée afin de la rendre invisible aux utilisateurs.
« Support(s) de sélection »
Fichier uploadé : lorsqu’un film s’inscrira à votre festival en choisissant “fichier uploadé”, vous recevrez sur votre tableau des inscriptions la fiche film et vous pourrez visionner le film dans le Preview.
DVD standard / DVD-R / Blu-Ray 3D : lorsqu’un film s’inscrira à votre festival en choisissant l’un de ces supports, vous recevrez sur votre tableau des inscriptions la fiche film MAIS vous ne pourrez pas visionner le film dans le Preview.
Vous avez donc encore la possibilité de recevoir des supports DVD, mais nous conseillons tout de même de choisir uniquement les fichiers uploadés afin de centraliser tous les films sur le Preview.
Calendrier des inscriptions
Le calendrier des inscriptions permet de renseigner les dates échéances de votre appel à films. Il est obligatoire de renseigner la date d’ouverture, de fermeture et de l’annonce des résultats.
Il est tout à fait possible d’ajouter des dates à ce calendrier en cliquant sur “Ajouter une date”.
Vous pourrez ainsi choisir le type d’échéance entre “Earlybird deadline” et “Fermeture intermédiaire”, la date à laquelle vous souhaitez mettre l’échéance, le prix si vous avez des frais d’inscriptions, et enfin votre condition ou raison d’échéance.
“Earlybird deadline” : échéance des frais d’inscription à un certain tarif
“Fermeture intermédiaire” : à telle date, les films réalisés en 2018 ne pourront plus s’inscrire
Description détaillée de la section
« Description détaillée de la section » est l’étape qui permet de mettre en place les conditions nécessaires à l’inscription de films dans la section. Dans un premier temps, il est obligatoire de renseigner le nom de la section puis, si vous le souhaitez, la présenter par un court texte.
Tous les critères (obligatoires et ajoutés) sont à écrire dans des champs de saisie. Soyez attentifs et le plus précis possible. Ces données sont ensuite transposées de manière à ce que, si la fiche film de l’ayant droit ne remplit pas ces critères, l’inscription dans la section lui sera bloquée.
« Critères obligatoires »
Ce sont les critères que vous êtes obligés d’établir pour mettre en place votre campagne et qui permettront aux films de s’inscrire ou non.
Films produits après le : Il est préférable d’écrire la date de la manière suivante : 01 Janvier 2000
Genres acceptés : Docfilmdepot n’étant pas exclusivement réservés aux films documentaires, vous pouvez ainsi entrer les différents genres cinématographiques que votre section autorise.
Durée maximum : Entrez le nombre de minutes avec des chiffres (ex: 52 min)
Pays de production : Si vous autorisez seulement un ou quelques pays de production, veuillez les noter en toutes lettres.
« Critères ajoutés »
Vous pouvez également rajouter n’importe quel critère spécifique à votre section/compétition.
EXEMPLES
• Langues et sous-titres : le film doit être en version française ou sous-titré français.
• Lieux de tournage : tous les pays sauf la France
• Support de diffusion : Tous sauf Apple ProRes
• Premier film obligatoire.
• Impossible de s’inscrire dans plusieurs sections/compétitions.
• Films d’école
• Seuls les films correspondant au mot-clé “Environnement” sont accepté
• Durée minimum : 15 min
« Supports de projection acceptés »
Spécifiez le(s) support(s) de projection que vous acceptez dans votre festival en cas de sélection du film.
Les ayants droit devront ainsi choisir quel support de projection ils s’engagent à fournir si leur film est sélectionné.
Vous devez ainsi inscrire un support dans le champ de saisie. Si vous souhaitez en ajouter plusieurs, cliquez sur « Ajouter un format » et entrez un seul format par champ de saisie.
« Instructions pour envoi postal »
Si vous avez coché “DVD, DVD-R ou Blu-Ray” comme support de sélection, vous devez renseigner l’adresse postale à laquelle les ayants droit vous feront parvenir leurs copies de visionnage.
« Questions complémentaires »
Cette étape optionnelle vous permet de poser des questions ou d’informer les ayants droit lors du processus d’inscription.
Cliquez sur “Ajouter une nouvelle question” puis renseignez les champs obligatoires.
Vous avez le choix entre différents types de réponse.
Oui / Non : les ayants droit doivent choisir entre deux options.
Peut être utile pour demander l’autorisation de projeter le film lors de séances hors festival ou s’ils souhaitent recevoir la newsletter de votre festival.
Liste de choix multiples : vous entrez différentes réponses et les ayants droit peuvent en choisir autant qu’ils le souhaitent.
Peut être utile pour leur demander de spécifier la thématique de leur film.
Texte court : les ayants droit devront répondre à votre question en moins de 300 caractères.
Texte long : les ayants devront répondre à votre question sans limite de caractères.
Sans réponse (informatif) : peut être utile pour que les ayants droit lisent plus attentivement et sois informés d’une particularité de votre règlement.
ATTENTION : Retapez bien Yes / No et Oui / Non dans les 4 cases afin de pouvoir valider.
ASTUCE : Il est tout à fait possible de modifier l’ordre de vos sections/compétitions ! Il vous suffit de faire un clic long sur la section de votre choix et de la déplacer là où vous le souhaitez.
Règlements
Vous devez à présent joindre les règlements de votre festival au format PDF. Docfilmdepot étant une plateforme ouverte sur l’international, vous devez joindre une version anglaise pour chaque règlement.
Veuillez noter qu’il est impératif de joindre des règlements à jour et dans leur version définitive.
Pensez bien à cliquer sur “Valider” en bas de page !
ASTUCE : vous pouvez ajouter soit le règlement général soit les règlements par section !
Valider
Vous touchez au but, c’est la dernière étape !
Dans cet onglet, vous verrez si des champs obligatoires n’ont pas été remplis correctement. Retournez dans les précédents onglets afin de remplir ces données manquantes, puis vous pourrez valider votre saisie !
IMPORTANT : Toute nouvelle section doit comporter au moins 1 critère distinctif des autres sections. Les réalisateurs doivent pouvoir s’inscrire dans l’une ou l’autre des sections (selon la correspondance de leur film aux critères demandés), mais jamais dans plusieurs sections.
La saisie de campagne est fastidieuse la première année d’utilisation de Docfilmdepot. Les années suivantes, pour les prochaines éditions de votre festival, la saisie ne sera pas supprimée, vous n’aurez qu’à modifier les dates et détails qui ont changé. Ainsi, cela représente un réel gain de temps de saisie et de tests sur le long terme.
Puis, nous vous accompagnons dans votre utilisation de la plateforme, donc n’hésitez pas à nous solliciter !